لطلب صلاحية على سلاسل الامداد يجب الرفع من خلال نظام داعم (اضغط هنا) ، مع ارفاق النموذج بعد التوقيع ( اضغط هنا ) ، للدخول للنظام (أضغط هنا)
للاستفسار التواصل مع :( م يوسف الردادي : 6659 - م محمد جبلاوي : 6698 )
المقدمة :
بناء على توجيهات معالي مدير الجامعة بضرورة ميكنة أنظمة إدارة الموارد المالية و الإدارية وذلك لتوفير الجهد والوقت على منسوبى الجامعة والجهات ذات الصلة , على أن يتم إستبدال جميع دورات العمل الورقية بميكنتها الكترونياً ,ومن أهم دورات العمل طلبات الاحتياج (الشراء) الخاصة بجهات الجامعة وذلك توفيراً للوقت والجهد و تحسيناً لإجراءات العمل .
و عليه,قامت عمادة تقنية المعلومات بمشاركة الإدارات المعنية (المشتريات -مراقبة المخزون - المستودعات-إدارة المشاريع) بإطلاق أنظمة سلاسل الإمداد بتاريخ 1436/4/26هـ الموافق 2015/2/15م
تنقسم طلبات الاصناف الى :
1. طلبات الاحتياج- الشراء(المشتريات )
2. طلبات الصرف-المستودعيه(المستودعات)
ويمكن الطلب عن طريق القائمة الموجودة في أيمن الصفحة.
سياسة ضبط الدخول الإصدار 1.0
طلبات الشراء
طلبات الاحتياج (الشراء ) :
هي خدمة تسمح للجهات المستفيدة من رفع طلبات الاحتياج الى إدارة المشتريات و توفيرها. يقوم مدير الادارة من كل جهة بإجراءات طلب الاحتياج , ويقوم العميد (او من يفوضه) باعتماد الطلب.
لمشاهدت جدول حالة الجهات
أضغط هنا
مراحل الخدمة
2. الإعتماد :
خطوات الحصول على الخدمة :
1- الاتصال بخدمة العملاء 8080 لتثبيت إعدادت الجهاز اللازمة لتشغيل نظام سلاسل الامداد(طلبات الاحتياج).
2- الاطلاع على الفيديوهات الارشادية من قبل العميد ومدير الإدارة.
3- تعبئة نموذج طلب صلاحية على سلاسل الامداد
(الرابط) وارسالة على نظام داعم مع ضرورة ارفاق قرار مدير الادارة
4- تعبئة نموذج الاصناف
(الرابط) وارساله على البريد المخصص ليتسنى للجنة الاصناف القيام بإجراءات استكمال الاصناف وإضافتها على النظام.
طلبات الصرف
طلبات صرف - المستودعيه (المستودعات) :
هي خدمة تسمح للجهات المستفيدة من رفع طلبات الصرف الى إدارة المستودعات لصرفها .
يقوم مدير الإدارة من كل جهة بإجراءات طلب الصرف .
.jpg)
خطوات الحصول على الخدمة :
1- الاتصال بخدمة العملاء 8080 لتثبيت إعدادت الجهاز اللازمة لتشغيل نظام سلاسل الامداد(طلبات الاحتياج).
2- الاطلاع على الفيديوهات الارشادية من قبل العميد ومدير الإدارة.
3- تعبئة نموذج طلب صلاحية على سلاسل الامداد
(الرابط) وارسالة على نظام داعم مع ضرورة ارفاق قرار مدير الادارة
4- تعبئة نموذج الاصناف
(الرابط) وارساله على البريد المخصص ليتسنى للجنة الاصناف القيام بإجراءات استكمال الاصناف وإضافتها على النظام.
آلية تعريف الأصناف
وصف لعمل آلية تعريف الأصناف، بدءاً من الجهة الطالبة ، ومروراً بجميع الإدارات المعنية داخل اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف، وهذه أمثلة توضيحية، في ستة نقاط:
أولاً: على الجهة أن تبحث على الصنف في النظام وأذا لم يكن منشأ الصنف يتم تحميل الملف و البدء في تعبئته كما هو موضح بالطريقة التالية.
ثانياً: الأعمدة التي يجب على الجهة تعبئتها كما هو موضح في أعلى الأعمدة الأولى لملف الإكسل المعتمد ومن ثم إرسالها الى إدارة المشتريات المركزية، كما يلي:-
ثالثاً: الأعمدة التي يجب على اللجنة تعبئتها (وترسل إلى الموظف المختص بالتوازي في نفس الوقت) كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-
رابعاً: بعض الأصناف تحتاج إلى إكمال البيانات المستودعية بناءً على البيانات المدخلة في المرحلة السابقة أعلاه،كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-
خامساً: ترسل جميع بيانات الأصناف المراد إدخالها في النظام على الموظف المختص لتسجيلها في نظام الـ GRP ومن ثم إعطاؤها كود مخصص.
سادساً: يرسل الملف بالأصناف مع الأكواد إلى الجهة الطالبة، للبدء في إنشاء الطلبية.
للقيام بعملية تعريف الصنف وكتابة مواصفاته، ينبغي مراعاة مايلي:
- كتابة اسم الصنف ، ومواصفاته بشكل دقيق بحيث يستطيع المورد أن يفهم المراد بوضوح ودقه، ويقوم بالتوريد على ذلك الأساس.
- مراعاة تجنب الإشارة إلى النوع أو الصنف، أو تحديد علامة تجارية، أو وضع مواصفات لا تنطبق إلا علا علامات تجارية معينة، وذلك بناءً على ماورد في المادة الأولى من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
- إذا كان في الجامعة أكثر من جهة تستخدم الصنف ذاته ، بنفس المواصفات والخصائص ، فينبغي على مسئولي هذه الجهات القيام بتوحيد مواصفات تلك الأصناف المستخدمة.
- الأخذ بعين الإعتبار الفرق بين كتابة المواصفات التفصيلية الدقيقة، وبين شرح عمل وأداء الصنف وما يقوم به من إجراءات.
- عدم المبالغة في المواصفات، وأن لا تتجاوز الحاجة والمتطلبات المراد تأمينها من أجله، حفاظاً على المال العام.
- القيام بمراجعة المواصفات، وإجراء أي تعديل أو تصحيح عليها، قبل طلبها، وبخاصة مواصفات الأجهزة والبرامج التي يجري تحديثها بشكل مستمر، وذلك بناءً على ماورد في المادة الثالثة من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
- الأخذ بعين الإعتبار تيسير وتسهيل عملية إستلام الأصناف لاحقاً، والذي تقوم به لجان الفحص والمعاينة، بناءً على المواصفات التي تم إقراراها مسبقاً.
- عدم تجاوز خانة توصيف الصنف حدود الـ 240 حرف.
ثانياً: وحدة القياس:
- التقيد بالاختيار من وحدات القياس المقيدة بالنظام، وهي كالآتي:
2. إن كان هناك حاجة لإضافة وحدات أخرى فترسل إلى سعادة رئيس اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف على البريد الإلكتروني
Myinbawi@taibahu.edu.sa
- وضع أسعار تقديرية إرشادية للأصناف، بما يتفق مع الأسعار السائدة في السوق، ومن واقع الأسعار السابق التعامل بها، وذلك بناءً على ماورد في المادة الخامسة من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
رابعاً: افئات الصنف الرئيسية والفرعية:
1. يوجد في نظام الـ GRPفئات رئيسية ، تندرج تحت كل فئة رئيسية عدد من الفئات الفرعية، ويندرج تحت الفئة الفرعية العديد من الأصناف المتماثلة، فمثلاً:
2. على الجهات التي تريد تعريف أصناف ولا يوجد لتلك الأصناف أي فئات أو إضافة فئات فرعية أخرى ، أو إعادة توزيعها بشكل أفضل، كتابة الفئات المقترحة بناءاً على الأصناف المطلوبة، وإرسالها إلى سعادة رئيس اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف على البريد الإلكتروني
Myinbawi@taibahu.edu.sa .
المستخلصات :
المستخلصات :
يقوم الشخص المخول من كل جهة أدخال المستخلصات , ويقوم المخول بأعتماد المستخلص بإجراءات الإعتماد .
انشاء مستخلص :
اعتماد مستخلص :
حالة الجهات المستهدفة :
جدول يبين حالة تفعيل طلبات الصرف وطلبات الإحتياج للجهات المستهدفة
وسيتم تحديث الجدول بشكل دوري بعد الانتهاء من كل دورة وتفعيل النظام للمستخدمين