​​

excel2.gif


وصف لعمل آلية تعريف الأصناف، بدءاً من الجهة الطالبة ، ومروراً بجميع الإدارات المعنية داخل اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف، وهذه أمثلة توضيحية، في ستة نقاط:


 أولاً: على الجهة أن تبحث على الصنف في النظام وأذا لم يكن منشأ الصنف يتم تحميل الملف و البدء في تعبئته كما هو موضح بالطريقة التالية.

ثانياً: الأعمدة التي يجب على الجهة تعبئتها كما هو موضح في أعلى الأعمدة الأولى لملف الإكسل المعتمد ومن ثم إرسالها الى إدارة المشتريات المركزية، كما يلي:-
1.1.png

ثالثاً:
الأعمدة التي يجب على اللجنة تعبئتها  (وترسل إلى الموظف المختص بالتوازي في نفس الوقت) كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-
2.png


رابعاً:
بعض الأصناف تحتاج إلى إكمال البيانات المستودعية بناءً على البيانات المدخلة في المرحلة السابقة أعلاه،كما هو موضح في أعلى الأعمدة اللاحقة لملف الإكسل المعتمد، كما يلي:-
3.png


خامساً: ترسل جميع بيانات الأصناف المراد إدخالها في النظام على الموظف المختص لتسجيلها في نظام الـ GRP  ومن ثم إعطاؤها كود مخصص.
4.JPG
سادساً: يرسل الملف  بالأصناف مع الأكواد إلى الجهة الطالبة، للبدء في إنشاء الطلبية.


للقيام بعملية تعريف الصنف وكتابة مواصفاته، ينبغي مراعاة مايلي:

أولاً: التوصيف:
  1. كتابة اسم الصنف ، ومواصفاته بشكل دقيق بحيث يستطيع المورد أن يفهم المراد بوضوح ودقه، ويقوم بالتوريد على ذلك الأساس.
  2. مراعاة تجنب الإشارة إلى النوع أو الصنف، أو تحديد علامة تجارية، أو وضع مواصفات لا تنطبق إلا علا علامات تجارية معينة، وذلك بناءً على ماورد في المادة الأولى من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
  3. إذا كان في الجامعة أكثر من جهة تستخدم الصنف ذاته ، بنفس المواصفات والخصائص ، فينبغي على مسئولي هذه الجهات القيام بتوحيد مواصفات تلك الأصناف المستخدمة.
  4. الأخذ بعين الإعتبار الفرق بين كتابة المواصفات التفصيلية الدقيقة، وبين شرح عمل وأداء الصنف وما يقوم به من إجراءات.
  5. عدم المبالغة في المواصفات، وأن لا تتجاوز الحاجة والمتطلبات المراد تأمينها من أجله، حفاظاً على المال العام.
  6. القيام بمراجعة المواصفات، وإجراء أي تعديل أو تصحيح عليها، قبل طلبها، وبخاصة مواصفات الأجهزة والبرامج التي يجري تحديثها بشكل مستمر، وذلك بناءً على ماورد في المادة الثالثة من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
  7. الأخذ بعين الإعتبار تيسير وتسهيل عملية إستلام الأصناف لاحقاً، والذي تقوم به لجان الفحص والمعاينة، بناءً على المواصفات التي تم إقراراها مسبقاً.
  8. عدم تجاوز خانة توصيف الصنف حدود الـ 240 حرف.
ثانياً: وحدة القياس:
  1. التقيد بالاختيار من وحدات القياس المقيدة بالنظام، وهي كالآتي: 
  2. 5.JPG
  3. إن كان هناك حاجة لإضافة وحدات أخرى فترسل إلى سعادة رئيس اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف على البريد الإلكتروني Nhegaily@taibahu.edu.sa

ثالثاَ: السعر التقديري:
  1. وضع أسعار تقديرية إرشادية للأصناف، بما يتفق مع الأسعار السائدة في السوق، ومن واقع الأسعار السابق التعامل بها، وذلك بناءً على ماورد في المادة الخامسة من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
رابعاً: فئات الصنف الرئيسية والفرعية:
  1. يوجد في نظام الـ GRP فئات رئيسية ، تندرج تحت كل فئة رئيسية عدد من الفئات الفرعية، ويندرج تحت الفئة الفرعية العديد من الأصناف المتماثلة، فمثلاً:
  2. 6.JPG

  3. على الجهات التي تريد تعريف أصناف ولا يوجد لتلك الأصناف أي فئات أو إضافة فئات فرعية أخرى ، أو إعادة توزيعها بشكل أفضل، كتابة الفئات المقترحة بناءاً على الأصناف المطلوبة، وإرسالها إلى سعادة رئيس اللجنة الدائمة لتعريف الأصناف على البريد الإلكتروني Nhegaily@taibahu.edu.sa .